Facturacion
TrazaLab genera facturas automaticamente desde los casos completados. Define precios por cirujano, controla pagos y mira tus ingresos en tiempo real — todo conectado a los datos del caso. Sin hojas de calculo, sin doble captura, sin facturas olvidadas.
Prueba Gratis 14 Dias Todas las Funciones de LaboratorioFacturacion integrada a la gestion de casos — no un modulo contable aparte.
Marca el caso como completado. TrazaLab genera la factura automaticamente segun el tipo de caso y la lista de precios del cirujano. Sin copiar-pegar, sin buscar en hojas de calculo, sin cargar items a mano. Un laboratorio que procesa 40 casos al dia se ahorra unos 45 minutos diarios de facturacion — mas de 15 horas al mes de trabajo administrativo eliminado.
Cada cirujano puede tener su propia lista de precios. Dr. Perez a $180 la corona de zirconio, Dr. Garcia a $200. Lo cargas una vez — cada factura futura usa la tarifa correcta. Cuando negocias un cambio de precio, actualizas la lista y todos los casos futuros reflejan la nueva tarifa al instante. Sin rebuscar correos viejos para recordar que acordaron.
Registra pagos contra facturas. Ve los saldos pendientes por cirujano de un vistazo. Sabe quien debe que sin bucear en estados bancarios o planillas. Cuando un cirujano manda una transferencia por $3,200, la aplicas a sus facturas abiertas en segundos. Pagos parciales, sobrepagos y notas de credito se manejan sin lio.
Ingresos totales, ingresos por cirujano, ingresos por tipo de caso, tasas de cobro — todo visualizado en tu tablero. Filtra por cualquier periodo para detectar tendencias y planificar. Te preguntas si el volumen de implantes bajo este trimestre? El tablero lo responde en un clic. Pensando en contratar? Revisa la tendencia de ingresos de los ultimos seis meses antes de decidir.
Cada factura queda guardada y vinculada a su caso. Busca por cirujano, fecha, estado o monto. Exporta cuando tu contador necesite los datos para impuestos. Necesitas ver que le facturaste al Dr. Lopez por ese puente de 6 unidades de hace tres meses? Busca por nombre y rango de fechas — la factura, los detalles del caso y el estado del pago aparecen al instante.
A diferencia de las herramientas de facturacion sueltas, la facturacion de TrazaLab esta conectada al caso. La factura sabe que trabajo se hizo, que materiales se usaron y que se conversaron. Si un cirujano disputa un cargo, abres la factura y ves exactamente de que caso vino — la prescripcion, el color, las unidades, la fecha de entrega. Sin dimes y diretes.
Del caso completado al pago — cuatro pasos automaticos. Sin software de facturacion aparte, sin transferencia manual de datos, sin huecos por donde se escapen los ingresos.
Tu equipo marca el caso como completado en el tablero Kanban o actualiza su etapa a "Entregado". Esto dispara el proceso de facturacion automaticamente — nadie tiene que acordarse de crear la factura o avisar a la persona de facturacion. El sistema sabe que el caso termino.
TrazaLab busca la lista de precios del cirujano y aplica la tarifa correcta para el tipo de caso. Un puente de zirconio de 3 unidades? Multiplica la tarifa por unidad por tres. Un caso con una corona y una carilla en dientes distintos? Cada item toma su propia tarifa. Sin calculos mentales, sin errores de precio.
Se crea una factura completa con los detalles del caso, items, montos y totales. Lista para enviar o agrupar con otras facturas de ese cirujano. Algunos laboratorios facturan por caso, otros mandan estados de cuenta mensuales — TrazaLab soporta los dos flujos. Vos decides cuando enviar; el sistema se asegura de que nada se pase.
Cuando llega el pago, lo registras contra la factura. El saldo se actualiza automaticamente. Las facturas vencidas se marcan en tu tablero. Si un cirujano paga con una sola transferencia que cubre varias facturas, aplicas el pago a todas en un solo paso. Los saldos pendientes se actualizan en tiempo real.
La mayoria de los laboratorios dentales pierde tiempo y dinero con procesos de facturacion desconectados. Asi se ve en el dia a dia.
Cada problema de arriba tiene una solucion especifica integrada al sistema de facturacion de TrazaLab.
Esto es lo que cambia cuando pasas de planillas y facturacion suelta a una facturacion conectada al caso.
| Funcion | Manual / Planilla | TrazaLab |
|---|---|---|
| Creacion de facturas | Tipeada a mano desde remitos o memoria | Auto-generada cuando cambia el estado del caso |
| Precision de precios | Depende de quien busque la tarifa y donde | Listas de precios por cirujano — siempre correctas |
| Calculo de casos de varias unidades | Calculo manual, propenso a errores | Multiplicacion automatica por cantidad de unidades |
| Facturas perdidas | Comunes — se estima que 2-5% de los casos no se facturan | Cada caso completado dispara una factura |
| Control de pagos | Cuadernos, planillas o conciliacion bancaria | Aplicas pagos a facturas, los saldos se actualizan en vivo |
| Vista de saldos pendientes | Requiere compilacion manual en varios registros | Reporte de saldo por cirujano en un clic |
| Reporte de ingresos | Trimestral, cuando el contador compila los datos | Tablero en tiempo real con filtros |
| Resolucion de disputas | Buscar en archivos, correos y papeles | Factura vinculada al caso — historial completo en una vista |
| Carga de fin de mes | Apuro de facturacion de 3 dias cada mes | Facturacion continua — sin periodo de apuro |
| Tiempo para crear una factura | 3-5 minutos por caso | 0 minutos — totalmente automatico |
| Configuracion necesaria | Ninguna (pero esfuerzo manual permanente) | Configuracion unica de lista de precios por cirujano |
Los duenos de laboratorio suelen subestimar cuanto cuesta en realidad la facturacion manual porque los gastos se reparten entre tiempo, errores e ingresos perdidos en vez de aparecer como un solo item.
Un laboratorio que procesa 30 casos por dia dedica aproximadamente 3 a 5 minutos a crear cada factura manual. Son 90 a 150 minutos por dia — unas 2 horas — dedicadas por completo a cargar datos de facturacion. En un mes, son 40 a 50 horas de trabajo. A la tarifa por hora de una persona de facturacion, el costo anual solo de crear facturas a mano puede superar los $15,000 a $25,000 segun tu pais y volumen de casos.
La captura manual de datos tiene una tasa de error bien documentada de 1 a 3 por ciento. En facturacion, los errores generan disputas. Cada disputa exige tiempo del laboratorio y del consultorio para resolverse — tipicamente 15 a 30 minutos por incidente. Mas alla del tiempo, los errores de precio erosionan la confianza. Un cirujano que recibe dos facturas incorrectas seguidas empieza a cuestionar cada factura, incluso las correctas. Ese escepticismo puede danar una relacion que llevo anos construir.
El problema mas caro de facturacion no son los errores — son las omisiones. Los casos entregados pero nunca facturados son ingresos perdidos puros. En laboratorios sin facturacion automatica, esto suele pasar cuando la persona de facturacion esta ausente, cuando los casos se entregan tarde en el dia o cuando los casos urgentes saltean el flujo normal. Incluso con una estimacion conservadora de 1 por ciento de facturas perdidas sobre $600,000 de ingresos anuales, son $6,000 al ano de trabajo hecho pero nunca facturado.
Cada hora que tu equipo dedica a cargar datos de facturacion es una hora que no va a produccion, control de calidad, comunicacion con clientes o desarrollo del negocio. Para los duenos de laboratorio que hacen la facturacion personalmente, el costo de oportunidad es aun mayor — tu tiempo es el activo mas valioso del negocio, y gastarlo en tareas que un sistema puede automatizar es un freno directo al crecimiento.
Preguntas practicas de laboratorios que usaban planillas, QuickBooks o facturacion en papel antes de pasarse a TrazaLab.
La mayoria de los laboratorios completa la configuracion en una o dos horas. La tarea principal es cargar tus listas de precios por cirujano — las tarifas que ya conoces pero hoy guardas en planillas, correos o tu cabeza. Una vez cargadas, el sistema las usa para cada factura futura. Si trabajas con 20 cirujanos y ofreces 15 tipos de caso, son unas 300 tarifas. TrazaLab te permite fijar una lista por defecto y luego sobreescribir tarifas especificas por cirujano, asi que los laboratorios con precios mayormente uniformes terminan aun mas rapido.
No todos los casos encajan en una lista estandar. Cargos por urgencia, descuentos a cuentas de alto volumen y trabajos a medida puntuales necesitan otro tratamiento. TrazaLab te permite ajustar el monto de la factura para cualquier caso antes o despues de generarla. La lista por cirujano resuelve entre el 90 y el 95 por ciento de tu facturacion de forma automatica — las excepciones que quedan son ediciones manuales rapidas, no reescribir la factura entera.
TrazaLab exporta datos de facturas y pagos en formatos estandar que tu contador puede importar a QuickBooks, Xero o cualquier software contable. La exportacion incluye numeros de factura, fechas, montos, nombres de cirujano, fechas de pago y saldos pendientes. Tu contador recibe datos limpios y organizados en lugar de una caja con facturas en papel a la hora de los impuestos.
TrazaLab maneja la facturacion de los casos gestionados dentro de la plataforma. Tus facturas historicas previas al cambio se quedan en el sistema que usabas antes. La mayoria de los laboratorios arranca de cero con la facturacion de TrazaLab y conserva sus registros viejos como referencia. No hace falta migrar datos historicos — solo configuras tus listas de precios y empiezas a facturar los casos nuevos por la plataforma.
Las herramientas de facturacion genericas se disenaron para negocios que mandan unas pocas facturas por semana. Los laboratorios dentales mandan decenas por dia. La facturacion de TrazaLab se construyo para esa realidad.
Un laboratorio que completa 40 casos por dia genera 40 facturas por dia. En una herramienta generica, eso son 40 cargas manuales. En TrazaLab, son cero — porque cada factura se genera automaticamente desde el caso. El sistema esta disenado para volumen, no para mandar tres facturas al mes a clientes freelance.
La mayoria de los laboratorios dentales trabaja con 15 a 50 cirujanos, cada uno con tarifas negociadas que pueden variar por tipo de caso. Manejar eso en una planilla significa mantener una matriz de cientos de tarifas. TrazaLab lo guarda una vez y lo aplica en todos lados — con precision, cada vez, sin que nadie tenga que buscar nada.
Cuando un cirujano cuestiona un cargo, la charla deberia durar 30 segundos, no 30 minutos. TrazaLab vincula cada item de la factura al caso original — incluyendo la prescripcion, tipo de caso, numeros de diente, color y cualquier nota intercambiada durante la produccion. Abris la factura, haces clic al caso y resuelves la duda en el momento.
Algunos cirujanos prefieren un solo estado de cuenta mensual en lugar de facturas por caso. TrazaLab te deja agrupar todos los casos completados de un cirujano en un solo estado que cubre el rango de fechas que elijas. Las facturas individuales siguen en el sistema para el control, pero el cirujano ve un resumen limpio.
Empieza tu prueba gratis de 14 dias. Facturacion automatica, precios por cirujano y analiticas de ingresos — todo incluido. Sin tarjeta de credito.
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